El presente artículo aplica a sistemas de gestión tipo ISO 9001, 45001, 14001, 13485 o cualquier otro similar.

Sabemos que para las empresas que tienen un sistema de gestión implementado la auditoría de certificación se vive con mucha expectativa ya que nos van a evaluar para determinar cuán sólido es nuestro sistema y además, de acuerdo a los resultados, se determinará si obtenemos el tan preciado certificado. Para que la situación se viva con el menor estrés posible te presentamos algunos consejos que pueden servir. Los mismos también pueden aplicar si la auditoría es periódica o interna.

Previo a la auditoría. Confiar en el proceso. Tanto sea si han contratado a un asesor o consultor externo, o si dentro de la empresa hay un departamento dedicado al sistema de gestión implementado, ellos son los profesionales que van a guiar a la organización para que todo salga bien. Seguir sus lineamientos y sacarse todas las dudas con ellos es lo más sensato. Probablemente haya habido auditorías internas o evaluaciones de los procesos para determinar la conformidad con la norma de aplicación, esas instancias (como se menciona en otros de los artículos publicados) son la mejor oportunidad para determinar en qué debemos mejorar y en qué somos fuertes, por lo que deberíamos trabajar en ese sentido. Por otro lado, en nuestra experiencia, las empresas que trabajan en pos de la mejora continua independientemente de la obtención del certificado, son las que tienen mayores probabilidades de éxito en los procesos de certificación. Esto se debe a que el sistema no es algo que se hace aparte por el “certificado”, el papel para colgar en un cuadro en alguna sala de reuniones, sino que está perfectamente integrado en la operatoria diaria, por lo que la auditoría de certificación puede llevarse a cabo en cualquier momento ya que se trabaja permanentemente en el sistema de gestión.

Durante la auditoría. El consejo para cualquier auditado es presentarse ante el auditor, mostrándose colaborativo y seguro en cuanto al proceso del cual se forma parte y demostrando conocimiento y dominio sobre el mismo. A su vez todos los auditados deben conocer los documentos y registros que se manejan en sus sectores, ya que debería ser parte de su operatoria diaria. Es aconsejable no evadir preguntas ni escatimar información, ya que el auditor lo que está buscando es conformidad de los procesos con las normas de referencia y un clima hostil no es bueno para nadie. Tampoco es correcto mentir ante algo en lo que nos vemos en falta, tarde o temprano las evidencias hablen por sí mismas y si se demuestra que mentimos sobre algo toda nuestra credibilidad se verá afectada. Por otro lado también hay que aclarar que la auditoría no es el momento para explicar los problemas internos de la empresa, eso como vimos en el punto anterior, se deberá tratar en la instancia previa a la auditoría y como dice el dicho: “los trapos sucios se lavan en casa”.

Luego de la auditoría. Una vez finalizada la auditoría el auditor hará una reunión de cierre planteando un resumen de los hallazgos de la misma. En caso de haber no conformidades o algún hallazgo en los que no esté de acuerdo se pueden discutir, siempre en un marco de respeto obviamente. Generalmente con las evidencias tomadas por el auditor se suelen dirimir estas cuestiones rápidamente, pero si aún así no concuerdan con los mismos, no es aconsejable seguir discutiendo. Seguramente si la auditoría es de certificación el auditor hará mención a que se puede apelar el reporte final con la empresa acreditadora. Es muy raro que se llegue a este punto, pero es un derecho de las empresas que solicitan una certificación. En el caso más común que se acuerde con los hallazgos relevados durante la auditoría, lo correcto sería hacer un análisis de causa y tomar acciones correctivas sobre los mismos lo antes posible. Esto demuestra la agilidad de la gestión de la compañía y la buena predisposición para tomar las acciones que tiendan a la mejora y a la resolución de problemas sin dilaciones.

Si tu compañía quiere implementar un sistema de gestión o necesita asesoramiento para pasar por un proceso de auditoría y/o certificación contamos con profesionales que pueden asesorarte.

Cantactanos.