Muchas empresas están adoptando Whatsapp (WP) como herramienta principal de comunicación por su rapidez y versatilidad. Es ágil, inmediato y todos lo usamos a diario. Pero, ¿puede esta forma de comunicación rápida convertirse en un riesgo dentro de un sistema de gestión? Te comparto mi perspectiva.

🔎 1. Evidencia objetiva.

Un principio clave en los sistemas de gestión, como ISO 9001, ISO 13485 o ISO 14001, es contar con evidencia objetiva que respalde las decisiones y procesos. ¿Alguna vez intentaste buscar registros en un chat de WP de hace seis meses o un año? Es como una búsqueda del tesoro: mensajes mezclados con audios, fotos dispersas… Además en sistemas exigentes en cuanto a lo documental, como ISO 13485, los chats de WP son prácticamente inútiles como evidencia formal.

🗃️ 2. La dificultad de organizar la información por temas.

En WP es complicado mantener conversaciones estructuradas y separadas por tema. Un mismo chat puede mezclar cotizaciones, requisitos de clientes, consultas internas, pedidos de descuentos y solicitudes de cambios. Cuando la información crítica, como un cambio en un requisito del cliente, queda perdida en un audio o mensaje largo, puede generar errores, retrasos y costos innecesarios para la organización.

🚨 3. Cómo usar Whatsapp de manera segura en sistemas de gestión

No se trata de demonizar WP, sino de usarlo con precaución y estrategia. La información importante y crítica siempre debe enviarse por correo electrónico, asegurando que quede registrada. WP puede usarse para sacar dudas rápidas, aclarar puntos o recordar que se envió un correo y se espera respuesta. De esta manera, se mantiene la agilidad que nos da WP sin poner en riesgo la trazabilidad ni la evidencia que exigen los sistemas de gestión.

💡 Conclusión: WP es útil y veloz, pero los sistemas de gestión requieren documentación confiable y organizada. La clave está en combinar herramientas: correo para la evidencia formal y WP para la comunicación rápida.

¿Qué opinás? ¿Cómo maneja tu empresa la información crítica entre correo y WhatsApp?