¿Cómo obtener una certificación ISO? Guía paso a paso del proceso de certificación

Si tu organización está evaluando certificar un Sistema de Gestión, ya sea según ISO 9001 (Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental), ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo) o ISO 13485 (Productos Sanitarios), probablemente una de las primeras preguntas sea:

¿Cómo es el proceso para obtener la certificación?

Aunque cada una de estas normas posee requisitos específicos, el proceso seguido por las entidades certificadoras es prácticamente el mismo. Conocer cada etapa permite planificar mejor el proyecto, reducir tiempos y afrontar la auditoría con mayores probabilidades de éxito.

1. Solicitud de propuesta a la entidad certificadora

El proceso comienza cuando la organización proporciona información sobre su Sistema de Gestión.

La entidad certificadora solicita datos como:

• Actividades que realiza la empresa.
• Alcance del Sistema de Gestión.
• Cantidad de empleados.
• Cantidad de sedes.
• Procesos involucrados.
• Exclusiones aplicables (cuando corresponda).

Con esta información determina la duración de la auditoría y presenta una propuesta económica.

2. Elegir la entidad certificadora

La elección de la entidad certificadora es una decisión estratégica.

No todas las certificadoras trabajan de la misma manera ni poseen el mismo reconocimiento en todos los sectores.

Antes de contratar una, conviene analizar aspectos como:

• Su acreditación.
• Experiencia en el rubro.
• Reconocimiento nacional e internacional.
• Metodología de auditoría.
• Costos.
• Disponibilidad de auditores.
• Tiempos para realizar la certificación.

Seleccionar una entidad adecuada puede facilitar todo el proceso y aportar mayor valor al certificado obtenido.

3. Auditoría de precertificación (Etapa 1)

La primera etapa de auditoría tiene como objetivo verificar que la organización se encuentra preparada para afrontar la auditoría de certificación.

Durante esta instancia el auditor:

• Revisa la información documentada del Sistema de Gestión.
• Verifica que se hayan definido el alcance y los procesos.
• Evalúa el grado de implementación del sistema.
• Identifica aspectos que podrían generar inconvenientes durante la siguiente etapa.

En algunas organizaciones esta instancia funciona además como una preauditoría para detectar oportunidades de mejora antes de la auditoría principal.

4. Auditoría de certificación (Etapa 2)

Es la etapa central del proceso.

El auditor verifica que el Sistema de Gestión no solo esté correctamente documentado, sino que además se encuentre implementado y resulte eficaz.

Durante la auditoría se realizan entrevistas, recorridas por los distintos procesos y revisión de evidencias objetivas para comprobar el cumplimiento de los requisitos de la norma correspondiente.

5. Tratamiento de las no conformidades

Si durante la auditoría se detectan no conformidades, la organización deberá:

• Analizar las causas.
• Implementar acciones correctivas.
• Presentar las evidencias correspondientes.
• Demostrar la eficacia de las acciones implementadas.

Solo cuando estas situaciones han sido resueltas puede continuar el proceso de certificación.

6. Decisión de certificación

Finalmente, el comité de certificación analiza el informe elaborado por el auditor.

Si considera que la organización cumple los requisitos de la norma, se emite el certificado correspondiente y comienza el ciclo de auditorías de seguimiento, cuyo objetivo es verificar que el Sistema de Gestión continúe siendo eficaz y mejore de forma continua.

¿Este proceso aplica únicamente a ISO 9001?

No.

Aunque muchas personas asocian este procedimiento exclusivamente con ISO 9001, el proceso de certificación es muy similar para otros Sistemas de Gestión, entre ellos:

• ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad.
• ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental.
• ISO 45001: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• ISO 13485: Sistema de Gestión de la Calidad para Productos Sanitarios.

En todos los casos la organización deberá superar la auditoría de etapa 1, la auditoría de etapa 2, resolver las no conformidades detectadas (si las hubiera) y esperar la decisión del comité de certificación.

La certificación no debería ser el objetivo final

Después de participar en numerosos procesos de implementación y certificación, puedo afirmar que las organizaciones que obtienen mejores resultados no son necesariamente las que llegan más rápido a la auditoría.

Son aquellas que utilizan el Sistema de Gestión como una verdadera herramienta para gestionar su negocio.

Cuando el sistema se implementa correctamente permite:

• Mejorar la eficiencia de los procesos.
• Reducir errores y costos.
• Gestionar riesgos de manera sistemática.
• Incrementar la satisfacción de los clientes.
• Cumplir requisitos legales y reglamentarios.
• Favorecer la mejora continua.

En ese contexto, la certificación deja de ser un fin en sí mismo y pasa a convertirse en la consecuencia natural de un sistema de gestión sólido y eficaz.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto demora obtener una certificación ISO?

El tiempo depende del tamaño de la organización, el grado de implementación del Sistema de Gestión y la norma aplicable. En pequeñas empresas puede demandar algunos meses, mientras que organizaciones más complejas pueden requerir un período mayor antes de estar preparadas para la auditoría de certificación.

¿Quién otorga la certificación ISO?

La certificación no la otorga ISO.

Es emitida por una entidad certificadora acreditada que verifica, mediante auditorías independientes, que la organización cumple los requisitos de la norma correspondiente.

¿Qué sucede si durante la auditoría aparecen no conformidades?

La organización deberá analizar las causas, implementar acciones correctivas y presentar evidencias que demuestren que las no conformidades fueron tratadas de manera eficaz antes de completar el proceso de certificación.

¿La certificación ISO tiene vencimiento?

Sí.

El certificado normalmente tiene una vigencia de tres años, durante los cuales la organización recibe auditorías de seguimiento periódicas para verificar que el Sistema de Gestión continúa siendo eficaz.

¿El proceso es igual para ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 13485?

Sí.

Aunque cada norma posee requisitos específicos, el proceso de certificación seguido por las entidades certificadoras es muy similar: solicitud de propuesta, auditoría de etapa 1, auditoría de etapa 2, tratamiento de no conformidades y decisión del comité de certificación.

¿Estás pensando en certificar tu organización?

Si tu empresa está evaluando implementar o certificar un Sistema de Gestión según ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 13485, una adecuada planificación desde el inicio puede reducir tiempos, evitar retrabajos y facilitar todo el proceso de certificación.

Cada organización presenta desafíos diferentes. Contar con el acompañamiento de un consultor especializado permite adaptar el sistema a la realidad del negocio y lograr que la certificación aporte valor más allá de la auditoría.

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